Communiquer par courriels des évaluations continues à partir d'un tableur en ligne

Je pratique autant que possible l’évaluation suivie ou continue des travaux d’élèves, que les anglophones appelent parfois « ongoing feedback« . Il s’agit d’accompagner les élèves dans l’amélioration régulière de leurs travaux, depuis le brouillon jusqu’à la version finale.
N.B. : Je ne cède pas pour autant au fétichisme de l’œuvre « achevée », n’oubliant pas l’avertissement de Borges que l’idée d’œuvre achevée relève « de la fatigue ou de la superstition » (comme le rappelle Gérad Genette dans Figures III, 1972).
Il s’agit d’une évaluation « conversationnelle », puisque les élèves peuvent répondre. On peut ainsi fournir des rétroactions durant la réalisation même de la tâche. Cela soutient l’apprentissage des élèves, comme le rappelle Alice Keeler :

Here is a device: One way to improve learning is to give feedback BEFORE a student is done. Using Google Apps makes that possible. As often as possible come along side students.

— Alice Keeler (@alicekeeler) April 24, 2018

Cette démarche est désormais facilitée par les applications numériques, et notamment par les traitements de textes en ligne, qui permettent la collaboration et l’ajout de commentaires. J’utilise pour ma part Google Docs dans GSuite et Word online dans O365 (versions éducation). GSuite permet en outre des opérations de publipostage directement en ligne, à partir du tableur GSheets. Dans sa version actuelle, 0365 ne le permet pas (cela serait cependant possible via SharePoint, associé à Microsoft Flow).
Voici un exemple de dispositif assez simple, que j’utilise très régulièrement.

Collecte des urls des travaux d’élèves

Le plus simple pour collecter les travaux en ligne des élèves me semble d’utiliser un formulaire (Google Forms) dans lequel chaque élève collera le lien de son travail (à partir de Google Drive, en copiant le lien partageable). On utilisera un compte GSuite for Education (un compte personnel ne permettrait légalement pas de collecter les données personnelles des élèves).
Les réponses des élèves remplissent un tableur, qui peut collecter automatiquement les adresses (on pourra cependant demander d’entrer manuellement le nom et la classe, via des champs ou des listes déroulantes ; il est à noter que Microsoft Forms version éducation collecte aussi automatiquement les noms et les prénoms).
N.B. : il est possible à ce stade de prévoir des questions d’auto-évaluation dans le formulaire.

On peut aussi demander à Google Forms d’enregistrer les réponses dans un onglet d’un tableur existant, afin de ne pas multiplier les documents et de rassembler l’information.

Évaluation des travaux des élèves à partir du tableur

Un geste un peu fastidieux à ce stade est de vérifier que chaque élève de la classe a bien répondu. Cela peut se faire manuellement en comparant les liste des élèves répondants à la liste des élèves de la classe.
N.B. : On peut aussi automatiser la démarche avec la fonction VLOOKUP associant dynamiquement l’url de chaque travail (depuis l’onglet de réponses au formulaire) au nom de chaque élève (dans l’onglet contenant la liste initiale de la classe).
On va ensuite pouvoir créer (ou coller depuis un modèle) les colonnes utilisées pour l’évaluation. Chacue colonne correspondra à un critère, à une compétence ou à un point spécifique de l’évaluation. Les cellules contiendront les remarques, les descripteurs de niveaux, les scores, etc.
Pour remplir les cellules, on peut utiliser des menus déroulants permettant de sélectionner des remarques typiques. Le mieux, pour cela, est de créer un onglet spécifique contenant les listes de remarques et les descripteurs. Les menus déroulants s’alimenteront à partir de ces listes (menu : Données > validation de données). Chaque modification d’une de ces listes en amont (dans l’onglet spécifique) se reflétera alors en avant dans les menus déroulants des onglets d’évaluations.
Exemple de listes de remarques typiques :

Exemple d’utilisation de menus déroulants pour l’évaluation :

Communication des évaluations par publipostage

On peut alors communiquer les évaluations aux élèves en publipostage, activable directement en ligne depuis le tableur. Plusieurs solutions sont disponibles, gratuites et ou payantes. Je présente ici l’utilisation du module complémentaire Yet Another Mail Merge (YAMM, payant).
YAMM va associer, pour chaque élève, le contenu des cellules de sa ligne à un modèle de courriel dans Gmail.

Vers une évaluation conversationnelle

Les élèves pourront alors améliorer leurs travaux et en informer l’enseignant, qui pourra poursuivre au besoin l’itération. L’enseignant pourra faire des rappels réguliers et personnalisés (omettant éventuellement les élèves ayant déjà atteint un niveau satisfaisant : il suffira de les exclure du publipostage).
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Le dispositif ici présenté est fonctionnel, — mais j’espère l’améliorer grâce à nos échanges !